Améliorer le quotidien d’une structure culturelle
Les outils numériques doivent être au service de la création, favoriser la collaboration et produire du sens (et de l’impact !).
C’est pourquoi nous racontons…
L’atelier User Stories au Théâtre Saint-Gervais
L’équipe MemoWays composée de Timo Schuler, Jonathan O’Hear et Ulrich Fischer ont mené en janvier 2025 un atelier “User Stories” au Théâtre Saint-Gervais à Genève, avec l’objectif de recueillir les besoins, difficultés et envies des collaboratrices et collaborateurs.
Les travailleuses et travailleurs de la culture sont trop souvent en mode urgence chronique, utilisant sans méthodes collaboratives adéquates des outils informatiques datés - ce qui alimente encore le stress et le potentiel de malentendus.
Au terme des 4 heures d'atelier, nous avons identifié 41 points d'amélioration, que nous avons analysés en relation avec les processus de production existants, pour établir les priorités d'action et d’améliorations incrémentales.
En synthèse, il ressort un fort besoin de centraliser les informations dans un système unifié, avec une volonté de profiter d’automations et de processus collaboratifs optimisés afin de pouvoir passer plus de temps sur les parties importantes du travail: l’accueil des companies et des publics, le partage et la valorisation des oeuvres présentées.
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Voici les étapes du processus:
- L’identification des points de friction (pain points) au sein des flux de travail.
- Des ateliers en présentiel facilitant l'expression des ressentis individuels et collectifs.
- Prendre le recul nécessaire pour questionner les méthodes de collaboration et en trouver de nouvelles.
- Fluidifier et améliorer les process internes et l’accès aux informations pour pouvoir se concentrer sur le processus créatif, qui est très subjectif et spécifique.
- L’élaboration de recommandations structurées selon leur impact et leur faisabilité.
In fine, nous proposons un accompagnement progressif vers la mise en œuvre des améliorations identifiées.
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Les participant·es expriment une certaine frustration liée à leur environnement de travail actuel. Celle-ci se manifeste principalement par un sentiment de désorganisation face à l'éparpillement des informations et une difficulté à prioriser les tâches. Le manque de visibilité sur les impacts de leurs actions génère également des doutes.
Paradoxalement, l'atelier a révélé une excellente capacité de collaboration entre les membres, rendant d'autant plus frustrantes les limitations imposées par les outils actuels.
Il y a une forte volonté partagée d’améliorer les méthodes de travail en réduisant la dispersion, en simplifiant les outils et en favorisant une meilleure organisation et communication au sein de l’équipe. On note aussi un réel besoin de mieux comprendre le public et d’anticiper les impacts des événements.
Le processus d’analyse et démarrage de l’accompagnement
Nous avons enregistré tout l’atelier avec deux caméras, puis généré des transcriptions avec Exemplary.ai, Helloo et TranscriptLol. Pourquoi en utiliser autant ?
Chacun de ces outils a des fonctionnalités spécifiques, permettant de produire plus de valeur:
En parallèle, nous avons également enregistré chaque User Story via un workflow qui automatise la transcription du Speech To Text et qui va directement ajouter chaque enregistrement dans une base de données (Airtable), pour un traitement additionnel (extraction des points principaux, catégorisation).
Nous avons créé plusieurs bases de données dans Notion, pour recueillir les points d’améliorations qualifiés (en provenance de Airtable et de l’enregistrement complet) en relation avec les personnes impliquées, ainsi que des solutions possibles.
Cette base de données nous sert dans un premier temps comme outil d’analyse pour mieux comprendre les besoins et d’aller dans les détails des recommandations possibles; puis, nous allons mettre en place un portail privé avec NotionApps, pour donner un accès à l’équipe en mode lecture / écriture à toutes ces données structurées.
Ce portail sera notre base de travail commune pour les prochaines étapes, permettant de continuer d’échanger en allant plus dans les détails, de manière asynchrone et décentralisée.
Pour donner un accès aux premières analyses et synthèses, nous avons construit une page web privée pour l’équipe avec Xtensio. Cet outil nous a également permis de créer la page du programme de l’atelier, avec un guidage méthodologique.
Nous avons également élaboré un chatbot interne avec Chatnode, pour pouvoir “discuter” avec cette base de données ainsi que le contexte existant (le site web du théâtre, des documents techniques etc). Ce chatbot pourrait faire partie par la suite d’une des “briques logicielles” que nous pourrions développer pour l’équipe du théâtre Saint-Gervais.
Les prochaines étapes possibles
L’objectif commun avec l’équipe de Saint-Gervais est de pouvoir déployer des solutions légères et efficaces, pour amener le plus vite possible des améliorations pratiques, au quotidien - pour ensuite pouvoir amener une combinaison de logiciels et de bonnes pratiques collaboratives, que nous adapterons au plus proche des besoins.
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