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À propos

Pillet SA — Audit et socle opérationnel pour les contrats et PV

Comprendre les flux réels avant d’automatiser — puis tester un socle commun avec des prototypes concrets.

Comment l’analyse des pratiques et documents réels de Pillet SA a permis de définir un socle opérationnel commun pour fiabiliser les contrats et préparer les futurs PV de chantier.

Niveau de preuve
Documenté
Résultats
2 workflows prioritaires ; 11 PV analysés sur 5 projets ; 4 types de planning identifiés ; 12 à 15 pièces dans le dossier contractuel étudié ; 2 prototypes interactifs.

Résultats qualitatifs

Compréhension partagée des workflows, cartographie des données et outils, architecture cible, deux prototypes intégrés et roadmap de POC.

Audit · Prototypes · Roadmap

BTP · Ingénierie civile · Direction de travaux

Audit réalisé · POC à valider

2

workflows prioritaires

Contrats et PV de chantier

11

PV analysés

Sur 5 projets réels

12–15

pièces par contrat

Dans le dossier étudié

2

prototypes intégrés

Contrats et PV

Le point de départ

Des informations dispersées

Affaires, entreprises, contacts, CFC, tâches et pièces circulent entre Word, Excel, Messerli, MS Project, SharePoint, DocuSign et PDF.

Deux workflows liés

Les contrats et les PV consomment une grande partie des mêmes données, mais sont aujourd’hui préparés dans des flux séparés.

La démarche d’audit

01 · Observer

Interviews et analyse des pratiques réelles.

02 · Documenter

Contrats, PV, plannings et arborescence M365.

03 · Cartographier

Données, outils, doublons, risques et sources de vérité.

04 · Prototyper

Simulations concrètes des workflows Contrats et PV.

05 · Prioriser

Roadmap progressive et POC techniques.

Trois enseignements clés

1 · Un contrat est un dossier

Une douzaine à une quinzaine de pièces : contrat, adjudication, soumission, attestations, conditions, rapports, plans et planning.

2 · Le contrat prépare le PV

Entreprises, contacts, CFC et informations projet structurés pour le contrat peuvent préremplir le premier PV.

3 · Les fichiers ne suffisent pas

M365 organise les documents. Les statuts, échéances, relations et relances restent dispersés dans les pratiques et tableaux de suivi.

La recommandation

Une base de vérité opérationnelle commune

Relier les données utiles sans remplacer les outils métier existants.

  • Messerli et MS Project restent des sources métier.
  • SharePoint conserve les documents de travail.
  • Les PDF signés ou diffusés continuent de faire foi.
  • Le socle structure et réutilise les données.
    • graph LR
S["Sources métier"] --> B["Socle commun"]
B --> C["Contrats"]
B --> P["PV"]
C --> D["PDF"]
P --> D
B --> R["Reporting"]

    Deux prototypes pour rendre la recommandation tangible

    Prototype Contrats

  • affaire, entreprise et CFC ;
  • variables financières ;
  • checklist des pièces ;
  • jalons de circulation ;
  • données réutilisables pour les PV.

    • Prototype PV

  • entreprises et contacts ;
  • tâches issues de MS Project ;
  • intervenants et points ;
  • structure normalisée ;
  • génération d’un PDF figé.
    • Les prototypes illustrent les workflows proposés. Ils ne constituent pas encore des outils déployés en production.

    Roadmap

    Maintenant

    1. POC Messerli

    Tester l’extraction structurée sur des PDF réels.

    2. Modèle minimal

    Valider les données et sources de vérité.

    Première construction

    3. Workflow Contrats

    Tester sur 2 à 3 dossiers réels.

    4. MS Project

    Valider l’import des tâches et du planning.

    Extension

    5. Workflow PV

    Réutiliser le socle Contrats.

    6. Mesure

    Évaluer les gains avant reporting ou IA avancée.

    Résultat actuel

  • compréhension partagée des workflows ;
  • cartographie des données et outils ;
  • architecture cible ;
  • deux prototypes démontrables ;
  • roadmap progressive.

    • Garde-fous

  • gains à mesurer pendant les POC ;
  • validation humaine maintenue ;
  • PDF finaux faisant foi ;
  • intégrations à valider techniquement ;
  • publication soumise à l’accord du client.

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