Fonction Cinéma : un audit numérique participatif pour préparer sa refonte

Situation initiale

Fonction Cinéma, association genevoise dédiée au cinéma et à l'audiovisuel, fonctionne avec une équipe de 4 personnes. Au fil des années, l'outillage numérique s'est construit de manière organique : e-mails, Google Drive, clés USB, WhatsApp — sans vision d'ensemble ni source de vérité.

Avant de confier la refonte de sa plateforme à l'agence Ideative, l'association avait besoin de comprendre les usages réels de chaque membre : qui utilise quoi, où l'information se perd, quels chantiers sont prioritaires.

Intervention et contraintes

Memoways a conçu et réalisé un portail web dédié, plutôt qu'un formulaire générique ou une série d'entretiens : chaque membre répond à son rythme, peut dicter ses réponses, et toutes les données sont centralisées dans Notion, qui sert de source de vérité pour l'analyse.

Contraintes assumées : une petite équipe sans base de données dédiée, un outil temporaire destiné à éclairer la refonte plutôt qu'à durer, et un calendrier resserré — environ 13 heures de développement au total.

Déroulé

L'accompagnement s'est déroulé en 4 phases progressives, du diagnostic individuel au suivi des chantiers.

Solution ou changement mis en place

Le portail Fonction Cinéma, application web déployée publiquement, combine :

Livrés : les phases 1 et 2, la page Synthèses et le tableau des chantiers avec cahier des charges. Partiel : le suivi avancé des chantiers. L'ensemble a servi de base factuelle au cahier des charges de la future plateforme.

Preuves visuelles et témoignages

Les captures ci-dessous montrent l'outil tel que l'équipe l'a réellement utilisé.

Résultats

L'équipe dispose d'un état des lieux partagé et d'un cahier des charges directement exploitable ; ce qui reste à mesurer, c'est l'effet de la refonte elle-même.

Limites, garde-fous et suite

• La dictée vocale n'a pas été testée en conditions réelles (micro physique, bruit ambiant, accents).
• Le suivi avancé des chantiers (phase 4) n'a pas été implémenté dans le portail.
• Le portail est un outil temporaire : il éclaire la refonte, il ne la remplace pas. La future plateforme est développée par l'agence Ideative.

Prochaine étape

Ce format d'accompagnement — questionnaire structuré, atelier de user stories, synthèses et cahier des charges — correspond au service Audit numérique et roadmap de transformation de Memoways.